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Heute möchten wir beleuchten, worauf im Zuge des Datenschutzes zu achten ist, wenn sich z.B: der Elternbeirat einer KiTa oder Eltern untereinander austauschen.

Hierbei muss sichergestellt sein, dass die dafür genutzten Medien (z.B. E-Mail, Facebook, WhatsApp o.ä.) auch Datenschutzkonform eingesetzt werden. Was das genau heißt und wie hier vorgegangen werden kann, haben wir bereits zum Teil in vorherigen Beiträgen erläutert. Heute möchten wir folgende Dinge genauer anschauen:

E-Mail- Kommunikation:

Namen und E-Mailadressen werden häufig untereinander ausgetauscht oder vom Elternbeirat abgefragt, damit eine schnelle Kommunikation untereinander überhaupt möglich ist. Prinzipiell ist dagegen nichts zu sagen, es sollten jedoch ein paar Kleinigkeiten beachtet werden. Bei der E-Mailerfassung sollte eine kurze Erklärung erfolgen, wer Zugang zu den Daten hat, wo diese gespeichert sind und wann sie gelöscht werden. Alle Eltern sollten mit ihrer Unterschrift bestätigen, dass sie die Info erhalten haben. Diese Einwilligung kann jederzeit zurückgezogen werden. Zudem sollte bei der Versendung der E-Mails darauf geachtet werden, dass ein E-Mailprovider genutzt wird, der eine SSL-Verschlüsselung nutzt, damit die übertragenen E-Mails für Dritte nicht sichtbar/nutzbar sind.

Bei der Arbeit des Elternbeirats ist die Mitgliederanzahl meist recht gering. Zudem haben alle Mitglieder meist die E-Mail-Daten der jeweils anderen Mitglieder. Sollte dem jedoch nicht so sein, sollte bei einem Versand der E-Mails darauf geachtet werden, dass die E-Mailadressen BCC eingestellt werden. So können die angeschriebenen die E-Mailadressen der anderen Mitglieder nicht einsehen. Sollten allen Mitgliedern jedoch die E-Mailadressen vorliegen, ist das nicht unbedingt nötig.

Weiterer Hinweis: Sollten Personen im Nachgang im Elternbeirat mitmachen wollen, nachgewählt werden oder nicht gewählte Elternteile die Arbeit des Elternbeirats unterstützen wollen, dann kann anstatt der Unterschrift auch ein formloses Double-Opt-In als Einwilligung ausreichend sein. In der Praxis würde dies so aussehen, dass das Mitglied des Elternbeirats dem freiwilligen Mitglied eine E-Mail schreibt mit der kurzen Erläuterung des vorangegangenen Gesprächs und um eine Bestätigung bittet, ob die Zusammenarbeit auf diesem Weg wirklich gewünscht ist. Sobald dies von dem neuen Mitglied bestätigt wird, gilt die Einwilligung als erteilt. Sollte es keine positive Rückmeldung geben, muss die E-Mailadresse gelöscht werden.

Telefon:

Abfragen von Telefonnummern untereinander sind in KiTas und beim Elternbeirat ein beliebtes Mittel, um untereinander in Kontakt zu bleiben und sich abzustimmen. Hier ist das gleiche zu beachten, wie bei der E-Mail-Kommunikation. Es sollte also auf dem Telefon-Abfragezettel stehen wer die Telefonnummer erhält und wann sie ggf. wieder gelöscht wird.

Welche Infos zum Thema „Datenschutz in der KiTa“ fehlt Ihnen noch? Schreiben Sie uns gerne und wir versuchen diese Themen mit einzubauen.